PROCEDURA INTERNA PER LA SEGNALAZIONE DI CONDOTTE ILLECITE (WHISTLEBLOWING) DI CUI AL DECRETO LEGISLATIVO 24/2023
Sommario
1. Premessa
2. Glossario
3. Riferimenti normativi
4. I soggetti legittimati a segnalare
5. L’Ambito di applicazione oggettivo della normativa
6. Segnalazione
6.1 Scopo della segnalazione
6.2 Forma e contenuti minimi della segnalazione
6.3 Segnalazione anonima e segnalazione vietata
6.4 Modalità di segnalazione
7. Segnalazione esterna
8. Divulgazione pubblica e denuncia all’Autorità
9. Processo di accertamento
9.1 Ricezione e registrazione della segnalazione
9.2 Analisi preliminare
9.3 Esecuzione dell’istruttoria e adozione dei provvedimenti
10. Tutela del segnalante
10.1 Condizioni per la protezione della persona segnalante
10.2 Obbligo di riservatezza
10.3 Divieto di discriminazione e protezione dalle ritorsioni
10.4 Limitazioni della responsabilità
11. Sanzioni
12. Trattamento dei dati personali e Conservazione della documentazione
13. Monitoraggio e revisione
1. Premessa
Il whistleblowing nasce come presidio contro la corruzione e, nello specifico, quale strumento volto a prevenire e contrastare i fenomeni corruttivi all’interno di una determinata realtà produttiva.
Questo strumento, tuttavia, può essere in concreto usato per disvelare qualsiasi condotta illecita svolta all’interno di una determinata struttura che, ovviamente, risente di tali violazioni ed ha interesse a contrastarli.
Nello specifico, la procedura in questa sede descritta è volta a consentire a qualunque soggetto titolato di segnalare una condotta illecita o potenzialmente tale che il datore di lavoro ha interesse a debellare per migliorare la propria azienda e creare un ambiente di lavoro più sereno e proficuo, dove ogni persona è a conoscenza di uno strumento di collegamento diretto con i vertici aziendali.
Lo scopo del presente documento è quello di rendere nota la presenza di una procedura di whistleblowing nonché di evidenziare tutte le previsioni a tutela del segnalante e della azienda previste dalla normativa, tra cui:
– L’introduzione di un canale privilegiato e riservato, volto a ricevere segnalazioni di possibili illeciti;
– L’introduzione di specifiche tutele per il segnalante per evitare discriminazioni e ritorsioni;
– La previsione di una procedura chiara e trasparente volta ad analizzare la segnalazione e a prevedere gli eventuali sviluppi;
– La previsione di sanzioni per chiunque impedisca il corretto svolgimento della procedura medesima ovvero realizzi condotte ritorsive ai danni del segnalante;
– La previsione di una segnalazione ad un ente esterno, in presenza di particolari condizioni.
2. Glossario
Ai sensi del Decreto Legislativo 24 del 2023 che ha recepito la Direttiva Europea sul Whistleblowing si intende per:
a) «violazioni»: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:
1) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
2) condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
3) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al presente decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al presente decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
4) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
5) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché’ le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
6) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5);
b) «informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico ai sensi dell’articolo 3, comma 1 o 2, nonché’ gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
c) «segnalazione» o «segnalare»: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni;
d) «segnalazione interna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna di cui all’articolo 4;
e) «segnalazione esterna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna di cui all’articolo 7;
f) «divulgazione pubblica» o «divulgare pubblicamente»: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
g) «persona segnalante»: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;
h) «facilitatore»: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere
mantenuta riservata;
i) «contesto lavorativo»: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti di cui all’articolo 3, commi 3 o 4, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;
l) «persona coinvolta»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
m) «ritorsione»: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denunci all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
n) «seguito»: l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
o) «riscontro»: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione;
p) «soggetti del settore pubblico»: le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, le autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione, gli enti pubblici economici, gli organismi di diritto pubblico di cui all’articolo 3, comma 1, lettera d), del decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50, i concessionari di pubblico servizio, le società a controllo pubblico e le società in house, così come definite, rispettivamente, dall’articolo 2, comma 1, lettere m) e o), del decreto legislativo 19 agosto 2016, n. 175, anche se quotate;
q) «soggetti del settore privato»: soggetti, diversi da quelli rientranti nella definizione di soggetti del settore pubblico, i quali:
1) hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
2) rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione di cui alle parti I.B e II dell’allegato, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di lavoratori subordinati di cui al numero 1);
3) sono diversi dai soggetti di cui al numero 2), rientrano nell’ambito di applicazione del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, e adottano modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di lavoratori subordinati di cui al numero 1).
3. Riferimenti normativi
– Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR);
– Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e successive modifiche ed integrazioni, tra cui il Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101, nonché le collegate disposizioni legislative;
– Legge 30 novembre 2017, n. 179, Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato;
– Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. Whistleblowing);
– Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937;
– Linee guida ANAC del 9.6.2021 in materia di tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza in ragione di un rapporto di lavoro, ai sensi dell’art. 54-bis, del d.lgs. 165/2001 (c.d. whistleblowing)
– Linee Guida ANAC approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023
4. I soggetti legittimati a segnalare
Questa specifica normativa ha individuato puntualmente i soggetti a cui la stessa è applicata e, nello specifico, rispetto alla società Arca Etichette le persone tutelate dalla disciplina in tema di whistleblowing sono:
– I dipendenti della società, anche tirocinanti, ovvero in prova o in stage;
– I lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa a favore della Società, c.d. collaboratori o consulenti esterni;
– I collaboratori o dipendenti che lavoro per imprese terze che forniscono beni o servizi alla Società;
– Gli azionisti o gli organi di governance della Società;
– Tutti i soggetti che sono stati alle dipendenze della Società, con rapporto lavorativo oramai terminato;
– Tutti i soggetti che non hanno ancora intrapreso un rapporto lavorativo con la Società.
Il Decreto n. 24/2023, inoltre, prevede che le tutele previste per il segnalante vengano altresì estese a tutti quei soggetti che – a diverso titolo – hanno un rapporto personale con lo stesso e nello specifico:
– Ai facilitatori;
– A coloro che hanno un rapporto affettivo stabile ovvero di parentela entro il quarto grado con il segnalante;
– Ai colleghi di lavoro che svolgono le loro mansioni nel medesimo contesto organizzativo e che hanno un rapporto abituale con il segnalante;
– Agli enti di proprietà del segnalante o per i quali quest’ultimo svolge attività lavorativa.
5. L’Ambito di applicazione oggettivo della normativa
L’oggetto della segnalazione può riguardare la commissione di un illecito avvenuto all’interno della società ovvero il compimento di azioni ritorsive nei confronti del segnalante.
Per quanto riguarda la prima categoria di contenuti, si evidenzia come questi non si limitino ai reati contro la pubblica amministrazione previsti dal codice penale ma si estendono anche a tutte quelle condotte che possono essere generalmente definite abusive e che ricomprendono l’esercizio di un potere fuori dagli ambiti previsti dall’azienda con lo scopo di ottenere dei vantaggi in capo all’agente oppure, in generale, violazione di normative nazionali, europee o sovranazionali che ledano l’integrità della società.
Per quanto riguarda la seconda, questa ricomprende qualsiasi condotta che possa provocare al segnalante un danno ingiusto posto in essere a causa della segnalazione de questo effettuata.
6. Segnalazione
6.1 Scopo della segnalazione
La segnalazione ha lo scopo di portare a conoscenza degli organi apicali societari – ovvero dell’Anac in caso di segnalazione esterna – l’avvenimento di fatti, condotte, azioni ovvero omissioni che possano integrare illeciti penali ovvero gravi irregolarità. Ciò al fine di consentire una correzione di tale comportamento e tutelare l’azienda e tutti i suoi stakeholder.
6.2 Forma e contenuti minimi della segnalazione
Affinché la presente procedura di whistleblowing possa produrre compiutamente i propri effetti è necessario che la segnalazione abbia alcuni contenuti minimi in assenza dei quali è impossibile procedere oltre.
Nello specifico, è necessario che la segnalazione sia più circostanziata possibile e sia in grado di fornire il maggior numero di elementi utili per accertarne il contenuto, valutarne la portata e procedere con i correttivi adeguati.
Gli elementi che la segnalazione deve avere sono:
– L’identità del segnalante;
– La descrizione del fatto con quanti più elementi e circostanze possibili;
– Le generalità dell’autore dell’illecito/violazione ovvero l’indicazione di più elementi possibili per l’identificazione dello stesso;
– Il nominativo di eventuali altri soggetti che possono essere a conoscenza del fatto;
– L’indicazione, se presenti, di documenti che comprovino la fondatezza della segnalazione;
– Ogni altra possibile informazione che sia ritenuta rilevante al fine di accertare la veridicità di quanto segnalato.
Si specifica che l’identità del segnalante è facoltativa anche se consigliata per lo svolgimento più celere e preciso delle attività e poiché la normativa europea non obbliga l’azienda a prendere in considerazioni le segnalazioni anonime.
6.3 Segnalazione anonima e segnalazione vietata
La normativa sul Whistleblowing non prevede la propria applicazione in caso di segnalazioni anonime ovvero di tutte quelle segnalazioni che, oltre a non indicare le generalità del segnalante, sono anche prive di elementi che ne consentano a posteriore la sua identificazione.
In tali casi, Arca Etichette si riserva il diritto di valutare la presa in carico o meno delle segnalazioni anonime, valutandone il contenuto nella sua totalità e la presenza di elementi che ne denotino la particolare gravità ovvero la specificità della condotta segnalata che permetta di effettuare una contestazione precisa al soggetto agente.
Non sono invece accettate segnalazioni che possano, in qualsiasi modo, inerire i rapporti personali tra colleghi ovvero rapporti legati alla gerarchia lavorativa, nonché contestazioni o rivendicazioni.
Da ultimo, non sono prese in considerazione le segnalazioni che hanno come elementi fondanti esclusivamente “voci di corridoio” o meri sospetti.
6.4 Modalità di segnalazione
Arca Etichette ha previsto l’attivazione di un canale di segnalazione degli illeciti raggiungibile all’indirizzo https://arcaetichette.networklex.it.
Per procedere all’invio di una nuova segnalazione sarà necessario premere l’apposito pulsante e scegliere il canale di segnalazione desiderato, a seconda che si voglia procedere con una segnalazione attraverso l’invio dell’apposito questionario (consigliato), oppure con una segnalazione orale mediante una registrazione sulla casella vocale predisposta.
All’utente segnalante sarà sottoposto un breve questionario con campi obbligatori e facoltativi, con la possibilità di caricare documenti a riprova della fondatezza della segnalazione, oppure avrà la possibilità di registrare un messaggio secondo le modalità previste dal dispositivo in uso.
Dopo aver premuto il pulsante invia, il sistema rilascerà un codice di ricevuta univoco che dovrà essere annotato dal segnalante.
Tale codice dovrà essere utilizzato successivamente dall’utente segnalante che, dalla pagina principale della piattaforma, potrà inserirlo al fine di verificare lo stato della propria segnalazione, modificarla aggiungendo dettagli o allegati, verificare se ci sono nuove comunicazioni e, in generale, comunicare con l’Ufficio preposto attraverso il form dedicato in calce.
Tale strumento garantisce, come richiesto dalla normativa, la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e del contenuto della segnalazione.
La gestione di tale canale è stata assegnata alla Dott.ssa Bianca Guerini, HR Manager, che è stata adeguatamente formata sul funzionamento della piattaforma e sull’utilizzo degli strumenti messi a disposizione dalla Società.
In ultima istanza, è possibile richiedere un incontro con il funzionario preposto, che raccoglierà la segnalazione effettuata oralmente.
7. Segnalazione esterna
Arca Etichette evidenzia come qualsiasi destinatario della normativa in tema di whistleblowing può dar seguito ad una segnalazione esterna, attraverso il portale presente sul sito della Autorità nazionale anticorruzione (ANAC), qualora il segnalante:
– Abbia già fatto una segnalazione attraverso il canale interno ma non abbia avuto seguito;
– Abbia fondato motivo di ritenere che l’utilizzo di una segnalazione interna possa esporlo ad un rischio di ritorsione ovvero non abbia alcun effettivo seguito;
– Abbia il fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse
– Abbia il fondato motivo di ritenere che la violazione possa far sorgere un conflitto d’interesse nei confronti del soggetto ricevente.
8. Divulgazione pubblica e denuncia all’Autorità
Il decreto 24/2023 prevede, altresì, che in determinati casi il segnalante possa procedere alla divulgazione pubblica della condotta illecita.
Nello specifico, la tutela di cui alla predetta normativa opera anche in caso di divulgazione pubblica qualora Il segnalante:
– abbia già effettuato una segnalazione interna e non abbia ricevuto alcun riscontro nei termini previsti dalla legge rispetto alle misure previste o adottate per dar seguito alle segnalazioni;
– Abbia il fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
– Abbia fondato motivo di ritenere che l’utilizzo della segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni ovvero possa provocare la distruzione o l’occultamento di prove, nonché che il destinatario delle segnalazioni possa essere colluso con l’autore degli illeciti.
Un ulteriore strumento che è sempre a disposizione di qualsiasi destinatario della presente normativa è, ovviamente, la presentazione di atto di denuncia o denuncia querela avanti all’Autorità nazionale competente, sia essa giudiziaria o contabile.
9. Processo di accertamento
9.1 Ricezione e registrazione della segnalazione
L’HR Manager, una volta ricevuta la segnalazione registrata sulla piattaforma https://arcaetichette.networklex.it che costituisce il database su cui vengono salvati tutti i dati della segnalazione, del segnalante e del segnalato, nonché gli eventuali documenti allegati, provvederà entro 7 giorni a comunicare al segnalante la presa in carico della pratica.
Tale comunicazione avverrà attraverso il form dedicato in calce alla segnalazione stessa nella sezione “Tutti”, destinata alla comunicazione tra il segnalante e l’HR Manager durante tutto il processo di accertamento, anche al fine di richiedere una eventuale integrazione. L’avvenuta presa in carico della segnalazione dovrà comportare la modifica dello stato della stessa da “aperta” a “in istruttoria”.
All’interno della piattaforma l’HR Manager avrà a disposizione la sezione “Solo io” per ulteriori informazioni ed eventuali annotazioni personali relative alla segnalazione.
9.2 Analisi preliminare
A seguito della ricezione di una segnalazione l’HR Manager effettua una prima verifica affinché la segnalazione stessa non rientri tra quelle vietate e, in caso di esito positivo di tale controllo, né da immediatamente comunicazione al segnalante con conseguente chiusura di tutta l’istruttoria.
Tale comunicazione avviene attraverso la piattaforma https://arcaetichette.networklex.it nella apposita sezione “Tutti”.
Successivamente la segnalazione verrà indicata nella piattaforma come “chiusa”.
Qualora, invece, l’oggetto e la forma della segnalazione dovesse essere tra quelle consentite, l’HR Manager dovrà valutare preliminarmente la fondatezza astratta della segnalazione, la presenza di tutti i requisiti richiesti dalla legge di cui al paragrafo 6.2 nonché se la segnalazione sia stata trasmetta nell’interesse dell’Azienda e non per motivi di carattere personale.
Nel caso in cui non dovessero essere soddisfatte tutti i requisiti, l’HR Manager provvederà a flaggare come chiusa la segnalazione nella piattaforma e ne darà riscontro al segnalante, diversamente l’HR Manager proseguirà con l’istruttoria.
9.3 Esecuzione dell’istruttoria e adozione dei provvedimenti
Al fine di accertare la commissione dell’illecito e di – successivamente- adottare i provvedimenti correttivi a tali violazioni, l’HR Manager, verificato l’ambito in cui l’illecito sarebbe avvenuto, provvederà a svolgere ogni opportuno accertamento.
Nello specifico, l’HR Manager potrà chiedere nuove informazioni al segnalante, ovvero procedere all’audizione personale dello stesso o di tutti gli altri soggetti che possono, anche astrattamente, fornire elementi utili per l’esecuzione dell’istruttoria.
Per richiedere nuove informazioni al segnalante, l’HR Manager utilizzerà il form presente sulla pagina della segnalazione, nella sezione “Tutti” o, in alternativa, a mezzo e-mail qualora il segnalante avesse espresso la preferenza per tale mezzo avendo indicato un indirizzo adatto durante la redazione della segnalazione. Qualora il segnalante non dovesse riscontrare la richiesta entro 7 giorni, l’HR Manager potrà inviare una nuova richiesta all’indirizzo mail personale indicato dal segnalante al momento di compilazione della segnalazione, se presente.
L’HR Manager svolgerà tale attività nel rispetto dei principi di terzietà, imparzialità e riservatezza, adottando ogni misura tecnico organizzativa che consenta di rispettare tali principi.
Qualora dalle risultanze dell’istruttoria dovesse emergere la fondatezza della segnalazione, l’HR Manager provvederà a trasmettere una relazione con l’esito delle verifiche:
– Ai vertici aziendali, qualora l’illecito sia stato commesso da un soggetto non apicale;
– Al Consiglio d’Amministrazione qualora sia stato commesso da un soggetto apicale;
– Al Presidente del Consiglio d’Amministrazione qualora sia sato commesso da un membro del consiglio;
– Ai Soci minoritari qualora sia stato commesso dal Presidente del Consiglio d’Amministrazione.
Ricevuta la relazione dell’HR Manager, il soggetto individuato secondo lo schema sopra descritto procederà a valutare le azioni da intraprendere a tutela dell’azienda e ne darà comunicazione all’HR Manager.
Quest’ultimo predisporrà la comunicazione da consegnare al segnalante, come previsto dalla legge.
L’intera attività di analisi e istruttoria della segnalazione non può eccedere il termine di 3 mesi dalla ricezione della stessa sulla piattaforma https://arcaetichette.networklex.it ovvero di 3 mesi dalla comunicazione di avvenuta presa in carico al segnalante.
10. Tutela del segnalante
10.1 Condizioni per la protezione della persona segnalante
Le c.d. misure di protezione che verranno indicate nel presente capitolo operano a favore del segnalante solo nel caso in cui lo stesso rientro tra uno dei soggetti che possono effettuare la segnalazione – ricompreso nell’elenco di cui all’art. 4.1 della presente procedura ovvero dell’art. 3 del D.lgs. 24/2023 – e ricorrano i seguenti requisiti:
– Il segnalante, al momento dell’esercizio del suo diritto di segnalare, denunciare o divulgare, aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni che aveva fossero vere e rientrassero nell’ambito della presente normativa – vedasi paragrafo 5 di questo documento;
– La segnalazione, denuncia o pubblicazione è stata effettuata nel rispetto della normativa vigente individuata al capo II del d.lgs. 24/2023.
10.2 Obbligo di riservatezza
L’HR Manager nonché qualsiasi soggetto dovesse avere contezza della presenza di una segnalazione o del contenuto – anche parziale – della stessa, devono mantenere sempre il massimo riserbo e adottare ogni strumento, anche tecnologico, che consenta di preservare la riservatezza sull’identità del segnalante ovvero di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.
Le uniche eccezioni previste a tale obbligo di riservatezza sono:
– L’autorizzazione espressa della persona segnalante;
– Nell’ambito del procedimento penale, la normativa di cui all’art. 329 c.p.p. che prevede la c.d. disclosure al massimo al termine delle indagini preliminari;
– Nell’ambito del procedimento avanti alla Corte dei conti alla chiusura della fase istruttoria.
Per quanto riguarda, da ultimo, il procedimento disciplinare, si può procedere alla rivelazione del nominativo del segnalante solo nel caso in cui la contestazione si fondata sulla segnalazione medesima e tale nominativo sia necessario per garantire i diritti dell’incolpato e sempre che il segnalante abbia autorizzato la comunicazione della propria identità.
In tale ipotesi, qualora si debba procedere alla rivelazione dell’identità del segnalante poiché tali informazioni sono indispensabili a difesa della persona coinvolta/segnalata, allo stesso deve esserne dato avviso motivandone le ragioni per iscritto.
La tutela di cui sopra, come già riportato nel paragrafo 4.1, si estende alle persone coinvolte a diverso titolo nonché a quelle espressamente menzionate nella segnalazione, sino alla ultimazione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione medesima.
10.3 Divieto di discriminazione e protezione dalle ritorsioni
È espressamente vietato porre in atto azione discriminatorie o ritorsive – tentate o minacciate – nei confronti dei segnalanti, in forza ed a causa della segnalazione medesima, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo:
– il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
– la retrocessione di grado o la mancata promozione;
– il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
– la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
– le note di merito negative o le referenze negative;
– l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
– la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
– la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
– la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
– il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
– i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
– l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
– la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
– l’annullamento di una licenza o di un permesso;
– la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
La protezione disposta per i segnalanti è estesa altresì:
– ai segnalanti anonimi successivamente identificati;
– a coloro che hanno un rapporto affettivo stabile ovvero di parentela entro il quarto grado con il segnalante;
– ai colleghi di lavoro che svolgono le loro mansioni nel medesimo contesto organizzativo e che hanno un rapporto abituale con il segnalante;
– agli enti di proprietà del segnalante o per i quali quest’ultimo svolge attività lavorativa.
In caso di ritorsione, Arca Etichette suggerisce di procedere immediatamente ad una segnalazione esterna all’Anac (Autorità Nazionale Anti Corruzione) per vedere tutelati i propri diritti e specifica che qualsiasi provvedimento ritorsivo assunto in ragione o a causa della segnalazione è nullo e non produce alcun effetto.
10.4 Limitazioni della responsabilità
Il segnalante, sia esso un ente o una persona fisica, non è punibile ed è espressamente esclusa ogni altra responsabilità civile o amministrativa se – nell’esercizio del suo diritto di effettuare una segnalazione – rivela o diffonde informazioni sulle violazioni:
– coperte dall’obbligo di segreto, fuori dai limiti previsti di cui all’articolo 1, comma 3 del d.lgs. 24/2023, o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali
– che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile sia stata effettuata nel convincimento che fosse vera e rientrasse nell’oggetto della normativa.
Resta ferma, invece, la responsabilità penale per diffamazione o calunnia del segnalante nel caso in cui la segnalazione medesima si dovesse rivelare falsa.
11. Sanzioni
Qualora l’Anac dovesse accertare che la segnalazione sia stata ostacolata o si sia cercato di ostacolarla, nonché nel caso in cui sia stato violato l’obbligo di riservatezza, l’autorità ha il potere di irrogare al responsabile – in aggiunta alla eventuale responsabilità civile o penale che dovesse emergere da tale condotta – una sanzione amministrativa pecuniaria da € 10.000 ad € 50.000.
Tale sanzione si applica alla società, invece, se Anac dovesse contestare alla stessa la mancata istituzione del canale di segnalazione, la mancata adozione di procedure per l’invio e la gestione delle segnalazioni ovvero la non conformità delle stesse al dettato normativo e, da ultimo, nel caso in cui vi sia evidenza della mancata istruttoria e verifica della segnalazione ricevuta.
Infine, la sanzione irrogata sarà da € 500 a € 2500 alla persona segnalante ne caso in cui la stessa sia stata accusata di aver inviato una segnalazione falsa e ne sia stata accertata la responsabilità civile per dolo o colpa grave.
12. Trattamento dei dati personali e Conservazione della documentazione
Ogni trattamento dei dati personali da parte di Arca Etichette viene effettuato nel massimo rispetto della normativa di cui al regolamento (UE) 2016/679, al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 ed al decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51.
Al segnalante, quindi, è resa disponibile l’informativa sul trattamento dei dati personali già in fase di trasmissione della segnalazione attraverso il portale o la casella vocale.
La tutela dei dati personali, inoltre, è estesa anche al segnalante e a qualsiasi altro soggetto coinvolto nell’istruttoria
Arca Etichette, inoltre, si impegna a conservare nel database del fornitore i dati relativi alle segnalazioni, nel pieno rispetto della riservatezza e della disciplina sulla protezione dei dati personali.
Tutte le informazioni raccolte nell’attività istruttoria inerenti a dati personali non necessari per l’istruzione della pratica vengono immediatamente cancellati, come previsto dalla normativa vigente.
Qualora a seguito della segnalazione dovesse instaurarsi un procedimento disciplinare, i dati relativi alla stessa verranno conservati per il tempo necessario all’esecuzione degli accertamenti del caso specifico.
In ogni caso tutti i dati inerenti alle segnalazioni, interne ed esterne, nonché la documentazione eventualmente allegata, sono conservati per il tempo minimo per l’esecuzione della attività di cui alla presente procedura e comunque non oltre 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito della segnalazione, come previsto dalla legge.
Qualora i dati e la documentazione di una segnalazione dovessero inerire un procedimento terminato e classificato come “Chiuso”, questi verranno anonimizzati senza ritardo e comunque cancellati entro la fine dell’anno solare in cui la procedura si è conclusa.
13. Monitoraggio e revisione
L’HR Manager procede mensilmente a verificare il corretto funzionamento della piattaforma https://arcaetichette.networklex.it nonché della presente procedura di segnalazione e redige, annualmente, una relazione sul corretto funzionamento dei predetti sistemi informatici nonché sui dati aggregati che da tale piattaforma possono essere estrapolati, sempre nel massimo rispetto della riservatezza e della disciplina sulla protezione dei dati personali.
